PRIVACYVERKLARING OUDHEIDKUNDIGE VERENIGING DIDAM
INLEIDING
Dit is de privacyverklaring van Oudheidkundige Vereniging Didam (hierna OVD genoemd), gevestigd aan de Raadhuisstraat 3, te Didam en ingeschreven in het handelsregister van de KvK Arnhem onder nummer 40123526.
Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens de OVD verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.
De OVD zet zich in om uw persoonsgegevens en in het bijzonder uw privacygevoelige gegevens te beschermen. Zij ziet erop toe dat dit plaatsvindt conform relevante wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder AVG genoemd). De persoonsgegevens in deze privacyverklaring zijn als volgt onderverdeeld:
Deel 1: Persoonsgegevens ten behoeve van de leden, donateurs, sponsoren en het verkrijgen van informatie
Deel 2: Persoonsgegevens ten behoeve van historisch onderzoek conform haar doelstellingen
Deel 1
GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS TEN BEHOEVE VAN LEDEN, DONATEURS, SPONSOREN EN HET VERKRIJGEN VAN INFORMATIE
OVD verwerkt persoonsgegevens indien u:
• lid wordt van de vereniging;
• donateur/sponsor wordt van de vereniging;
• aangeeft op de hoogte te willen blijven van verenigingsinformatie;
• middels contactformulier en/of mail en website contact met ons opneemt.
OVD verzamelt de volgende (persoons)gegevens:
• naam;
• adres;
• postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• email-adres;
• datum aanmelding.
OVD gebruikt deze (persoons)gegevens voor:
• het effectueren en continueren van het lidmaatschap;
• incasso t.b.v. contributie;
• voor (persoonlijke) communicatie;
• verzenden c.q. bezorgen van jaarboeken, bijzondere publicaties, kwartaalbladen en nieuwsbrieven;
• vermelden van namen en afbeeldingen op de OVD-website voor zover dit relevant is in het kader van de uitvoering van vrijwilligerstaken;
• uitingen in nieuwsbrieven, kwartaalbladen en andere verenigingspublicaties.
Wie verwerkt deze persoonsgegevens?
Verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van leden, donateurs en sponsoren gebeurt door de penningmeester en de ledenadministrateur van de OVD. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot informatieverstrekking gebeurt door het bestuur en de desbetreffende werkgroepen van de OVD.
Deel 2
GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS TEN BEHOEVE VAN HISTORISCH ONDERZOEK CONFORM HAAR DOELSTELLINGEN
Waarop is dit onderdeel van de privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle (persoons)gegevens die de OVD in het kader van haar historisch onderzoek verwerkt.
Wie verwerkt deze persoonsgegevens?
Verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt door het bestuur en de kaderleden van de diverse werkgroepen van de OVD.
Welke persoonsgegevens mbt historisch onderzoek verwerkt de OVD?
De OVD verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van haar werkzaamheden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor eigen doelen zoals de bewonersgeschiedenis en beschrijven van historische foto- en filmbeelden.
De OVD verwerkt deze persoonsgegevens slechts indien één of meerdere van de hieronder genoemde gronden bestaan:
a) er is uitdrukkelijke toestemming verleend door de betrokkene;
b) het vastleggen van de gegevens is noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van een met de betrokkene gesloten overeenkomst;
c) de verwerking is noodzakelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk en/of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
De OVD verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor het historisch onderzoek.
Bij iedere verwerking van persoonsgegevens controleert de OVD of het toestemming van betrokkene daarvoor heeft. Indien er onzekerheid bestaat, wordt betrokkene alsnog benaderd en uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
De OVD kan van deze informatieplicht afzien indien:
a) zekerheid bestaat dat betrokkene over deze verwerking al is geïnformeerd;
b) de informatieverstrekking aan betrokkene onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning vergt.
Voor welk doel gebruikt de OVD deze persoonsgegevens?
De OVD gebruikt deze persoonsgegevens voor historisch onderzoek van de voormalige gemeente Didam en het doorgeven daarvan aan huidige en toekomstige generaties. Dat gebeurt door middel van publicaties, sociaal media, exposities, presentaties, lezingen, beeldbank, open dagen enz.
De OVD gebruikt cookies op haar website om informatie van bezoekers vast te leggen. Daardoor worden bezoekersaantallen en bezochte pagina’s zichtbaar. Deze cookies worden niet gebruikt om persoonsgegevens te verzamelen. Ze worden uitsluitend gebruikt voor eigen statistische doeleinden.
Verstrekking persoonspersoonsgegevens aan derden
De OVD verstrekt uw persoonspersoonsgegevens niet aan derden, tenzij u daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft. Het volgende is hierbij aan de orde:
a) U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken;
b) De OVD kan geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare persoonsgegevens verstrekken aan zijn partners ten behoeve van statistisch onderzoek voor bijvoorbeeld een trendanalyse van het gebruik van (web)diensten;
c) Als de OVD betrokken wordt bij een fusie zal de OVD de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens waarborgen. De OVD zal u informeren voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of onder een ander privacybeleid gaan vallen.
d) De OVD moet voldoen aan een wettelijke verplichting
BEWAARTERMIJNEN
OVD bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het verwerken daarvan. De uiterlijke bewaartermijn hangt af van het doel waarvoor OVD uw persoonsgegevens verwerkt. Uw gegevens worden bewaard zolang u een overeenkomst heeft met OVD of zolang als benodigd in verband historisch onderzoek of met fiscaal juridische verplichtingen na afloop van de overeenkomst, over het algemeen 7 jaar. Uw gegevens worden verwijderd en anders geanonimiseerd uiterlijk na het verstrijken van een eventuele wettelijke bewaartermijn.
INZAGE, CORRECTIE EN VERWIJDERING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt. Een verzoek tot inzage kunt u doen door een brief of e-mail te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer.
Als u van mening bent dat de OVD onjuiste persoonsgegevens van u heeft, kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt hiervoor contact opnemen met de OVD. U kunt de OVD ook verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit haar systemen. De OVD zal aan uw verzoek voldoen
INFORMATIEBEVEILIGING
De OVD neemt alle redelijke en passende beveiligingsmaatregelen om de OVD, haar leden, donateurs, sponsoren en informatieverstrekkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.
Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, wordt u zo snel mogelijk geïnformeerd over het incident.
TOEPASSELIJKHEID EN WIJZIGINGEN
De OVD past deze verklaring zo nodig regelmatig aan. De meest actuele versie is steeds op de website te vinden en zal ook via de kwartaalbladen worden verspreid.
Uw rechten worden niet beperkt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. In geval van belangrijke wijzigingen wordt u op een persoonlijke wijze geïnformeerd over eventuele veranderingen.
INFORMATIE
Deze privacyverklaring vindt u op onze website: www.ovd-didam.nl en zal via het kwartaalblad DOEN aan de leden worden verstrekt.
Voor eventuele vragen kunt u contact opnemen met het secretariaat via het contactformulier.
Aldus vastgesteld door het bestuur van de OVD op 13 november 2018.
